Desde que a crise do COVID-19 atingiu o Brasil, nós estamos nos empenhando em ajudar o máximo possível todos os stakeholders da Reev e da Outbound Marketing. E você, parceiro, é uma de nossas prioridades!
E, hoje quero te ajudar a ser mais estratégico, característica fundamental para enfrentar esta crise.
Segundo o Google, um dos significados de estratégia é:
arte de aplicar com eficácia os recursos de que se dispõe ou de explorar as condições favoráveis de que porventura se desfrute, visando ao alcance de determinados objetivos
Se você parar para observar, o ser humano elabora estratégias naturalmente no dia a dia. Se uma pessoa quer comprar um carro, ela planeja como vai acumular o dinheiro necessário, pensa nas possibilidades de consórcio ou financiamento, escolhe o modelo do carro seguindo diversos critérios, e por aí vai.
Mas comprar um carro se torna até uma tarefa simples quando comparada à gestão de uma empresa.
Repare no seu dia a dia à frente da sua empresa. Quantas variáveis existem nas situações que você enfrenta? E quantas dessas variáveis não estão sobre seu controle? Muitas né? Só de pensar nos stakeholders já adicionamos diversos elementos: funcionários, clientes, fornecedores, concorrentes, governo, leads etc.
Quanto mais elementos existirem, e quanto menor for o seu controle sobre eles, mais complexa é a situação e mais incerto é o futuro.
Pense nessa crise da COVID-19. Repare quantos elementos estão envolvidos. O poder de ação de cada um está muito limitado.
O ponto é: mais do que nunca, é fundamental ser estratégico!
Antes de falar sobre a formulação de uma estratégia, deixa eu te dizer mais sobre a importância de se ter uma estratégia bem definida.
Os riscos de não ter uma estratégia
Abraham Lincoln certa vez disse:
Se eu tivesse 8 horas para cortar uma árvore, gastaria 6 afiando meu machado
Elaborar uma estratégia nada mais é do que diminuir seus riscos.
Caso você não tenha uma estratégia bem clara, você estará se entregando a vários riscos de forma descuidada.
Olhe só alguns exemplos em que isso pode acontecer:
Recursos
Em qualquer situação que você imagine, haverão recursos escassos. A forma como eles serão usados determina, em grande parte, como será o resultado.
E no cenário atual isso é mais verdade ainda. Basta ver o fluxo de caixa de algumas empresas para ver a escassez dos recursos financeiros. O tempo das pessoas é outro recurso escasso com o qual lidamos diariamente.
Uma vez que o uso destes recursos não é planejado, pode haver mau uso, desperdício e/ou retrabalho, diminuindo assim a eficiência e, consequentemente, o resultado final.
Imprevistos
O ser humano não consegue prever o futuro, isso é fato, principalmente nas crises. Mas isso não quer dizer que ele não possa tentar. O simples exercício de imaginar quais situações podem ocorrer, e quais as melhores saídas para cada uma, já aumenta muito as chances de sucesso caso elas realmente ocorram.
É óbvio que muitas vezes temos que improvisar. E isso não necessariamente é ruim. Mas o improviso pode levar a erros.
Por isso, ao montar um plano de ação para sua empresa, imagine os possíveis cenários que possam acontecer. Por mais que haja incerteza sobre o futuro, imagine. Dado os cenários com maior probabilidade de ocorrerem, decida antecipadamente como reagir a cada um deles.
Direção
Tão importante quanto o ritmo é a direção.
Muitas vezes temos os nossos objetivos bem claros, mas e o caminho necessário para alcançá-los?
Imagine uma corrida no escuro. A falta de estratégia pode ser comparada à falta de uma lanterna. Você consegue avançar, mas não tem garantia de que está na direção correta.
Como formular uma estratégia?
É difícil dizer um passo a passo para criar uma estratégia, pois isso é muito específico para cada situação.
O que eu posso fazer para te ajudar é trazer algumas ferramentas e metodologias bem úteis na hora de analisar um problema e traçar um plano para resolvê-lo. Isso deve ser feito principalmente nos momentos de crise, como esse que estamos passando com a pandemia do COVID-19.
Detalhe: quando digo “problema”, não quero dizer necessariamente algo ruim, mas sim uma situação que temos que resolver. Por exemplo: “quero aumentar meu lucro em 40% no ano que vem”, isso é uma situação problema.
Sem mais delongas, olha o que separei para você.
Design Thinking
A metodologia de Design Thinking tem ganhado adeptos no mundo inteiro, principalmente na área de tecnologia. É uma forma de tratar problemas complexos, e que funciona muito bem principalmente em equipe.
Já vi algumas formas diferentes de interpretá-la. Mas vou apresentar aqui uma forma simples e que particularmente gosto muito.
Te apresento o duplo diamante:
Imaginemos que você e seu time se reúnam para elaborar estratégias específicas para essa crise do COVID-19.
Usando a metodologia de Design Thinking, vocês terão quatro etapas.
A primeira é a divergência sobre o problema. Pergunte para o seu time e para si mesmo: “Quais são os nossos problemas?”, “Quais são as suas características?” “Quais são os problemas ‘raiz’?” “E as consequências de cada um?”…
Uma coisa importante nas duas etapas de divergência: Não criticar!
Qualquer sugestão que alguém der, simplesmente anote. Ninguém pode julgar nada nessa etapa, devem apenas anotar e organizar tudo que está sendo dito.
Mas por que não se deve julgar? Justamente para não inibir ninguém de dar a sua opinião. Quando vemos a opinião de um colega sendo julgada negativamente, ficamos menos a vontade para contribuir com a nossa. Então, nos momentos de divergência, tudo é bem-vindo, por mais maluca que seja a sugestão.
Uma vez finalizada a divergência e organizada toda informação, agora sim é hora de validar tudo. Hora de lapidar o diamante. Esse é o momento de convergência sobre o problema. Então todos juntos devem refletir e julgar quais são os problema reais que devem ser enfrentados e quais são suas características.
Ao final desta etapa, haverá uma entrega bem “sólida”: A definição dos problemas que devem ser priorizados!
Agora, na terceira etapa, é hora de divergir novamente, mas dessa vez a respeito de soluções que resolvam os problemas definidos anteriormente. Vale ressaltar que não deve haver críticas ou julgamentos nesse momento.
Assim que ninguém mais tiver sugestões de soluções, é hora da última etapa.
Por fim, deve-se convergir, ou seja, analisar e validar todas as ideias de soluções levantadas. Ao final da discussão, haverá um conjunto de soluções plausíveis e que foram julgadas como mais eficientes.
Tudo isso pode parecer trabalhoso (e realmente é), mas é uma forma eficaz de pensar em problemas complexos e de utilizar todo o potencial de um time.
SWOT
Uma ferramenta útil para analisar a situação é a matriz SWOT, ou FOFA, onde são elencadas as Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.
Essa matriz pode ser um dos resultados no final da segunda etapa do Design Thinking, junto com a definição dos problemas.
Você pode saber mais sobre essa esta ferramenta no texto que publicamos anteriormente neste blog:
Como adaptar um sistema de vendas a uma crise
PDCA
Ao final das etapas de Design Thinking teremos as melhores soluções que foram selecionadas para o problema que foi definido. Mas e agora?
É importante ter um plano de ação e uma forma de avaliar os resultados ao longo da execução.
Para isso sugiro a metodologia PDCA. Plan, Do, Check, Act.
Basicamente são 4 etapas circulares.
A primeira é o planejamento (Plan), que define como será a execução. A próxima metodologia ajudará nessa etapa.
Uma vez finalizado o planejamento, é hora de executar (Do).
Depois de um período pré-determinado, entra a terceira etapa: checar (Check). Este é o momento de verificar como está sendo a execução e quais resultados foram alcançados até então.
Após fazer essa análise, entra em cena a última etapa: agir (Act). O que deve ser feito agora é aplicar as mudanças e correções necessárias para melhorar a execução e os resultados futuros.
PDCA é um ciclo. Ou seja, ao final voltamos para a etapa de planejamento, onde devemos planejar os próximos passos da execução. E assim o ciclo vai funcionando até que o projeto acabe.
5W2H
Como prometido, apresento uma metodologia de plano de ação que pode vir a ser útil. É a 5W2H.
Basicamente ela estabele 7 informações que devem ser explícitas no plano de ação:
- What? (O quê?): descrição do que deve ser feito.
- Who? (Quem?): estabelecer especificamente quem serão os responsáveis por cada ação.
- When? (Quando?): definir um espaço temporal em que deve ser realizado as ações.
- Where? (Onde?): escolher o lugar de realização. Pode ser um lugar físico mas pode ser até o software que será utilizado.
- Why? (Por quê?): deixar bem claro o motivo das ações, inclusive os resultados esperados.
- How? (Como?): estabelecer como deve ser feito cada atividade.
- How much? (Quanto?): criar medidas e definir metas a respeito do que deve ser feito.
Agora é só colocar a mão na massa!
Tentei criar um stack de metodologias e ferramentas que te ajude a passar por essa e outras crises com estratégias bem elaboradas. Não é fácil e não é simples. Mas é possível e é fundamental.
Novamente nos colocamos à disposição para trocar ideias e insights valiosos! Basta entrar em contato com o nosso time pelo e-mail [email protected].
Um forte abraço e conte conosco!